Không thể phủ nhận những ưu điểm của phương pháp sử dụng file excel quản lý bán hàng online giúp cho việc quản lý chính xác hơn, dễ dàng hơn. Đặc biệt là có thể thay thế hàng tá sổ sách ghi chép rườm rà. Tuy nhiên không phải mô hình kinh doanh online nào cũng phù hợp với hình thức quản lý bằng file excel. Vậy khi nào thì nên dùng excel quản lý, khi nào không?
Lợi ích khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online
Thông tin hàng hóa được thống kê chi tiết
Việc sử dụng sổ sách để lưu trữ theo kiểu truyền thống sẽ gây mất rất nhiều thời gian để tra cứu thông tin khi cần dù bạn có cẩn thận đến mấy. Thay vào đó, Excel chính là công cụ thống kê thông minh nhất, được thể hiện dưới dạng bảng tính, đặc biệt là hàng và cột được chia rõ rành. Thậm chí người quản lý còn có thể thiết kế theo ý muốn để dễ dàng kiểm soát.
Sử dụng hàm để tính toán, đảm bảo độ chính xác
Excel hỗ trợ việc tính toán bằng vô vàn những loại hàm tính, không chỉ thế còn có rất nhiều công cụ giúp người dùng xác định doanh thu, điểm hòa vốn chính xác nhất. Để làm được điều đó, người dùng cần phải đảm bảo quy trình nhập liệu cẩn thận.
Hỗ trợ lập kế hoạch bán hàng cơ bản
Kinh doanh online hay bất cứ hình thức kinh doanh nào muốn thành công đều cần phải có kế hoạch rõ ràng, khoa học. File excel quản lý bán hàng online sẽ giúp bạn xác định chiến thuật cho mỗi giai đoạn, xác định khách hàng mục tiêu lẫn đối thủ cạnh tranh.
Hoàn toàn miễn phí
Excel là công cụ quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, đặc biệt là những đơn vị vừa mới kinh doanh và điểm nổi bật lớn nhất là hoàn toàn miễn phí. Vì vậy đây là công cụ phù hợp nhất cho những ai chưa đủ kinh phí để đầu tư một phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Những file excel cơ bản quản lý bán hàng online cần phải có
Hẳn bạn cũng biết bán hàng là cả một quy trình, bao gồm rất nhiều nghiệp vụ như Quản lý danh mục sản phẩm, quản lý số hàng tồn kho, quản lý thông tin khách hàng, số lần hàng được nhập kho/ xuất kho…. thống kế sản phẩm bán chạy, sản phẩm còn tồn… Nên bạn sẽ không thể quản lý tốt nếu chỉ sử dụng duy nhất 1 file Excel. Vậy cần phải có tối thiểu những file excel quản lý bán hàng online dưới đây:
File quản lý sản phẩm
File này giúp bạn biết được mình hiện có những sản phẩm gì, số lượng còn lại bao nhiêu, giá thành hiện tại ra sao. Những thành phần cơ bản trong file quản lý sản phẩm:
- Tên hàng hóa;
- Phân loại hàng hóa;
- Mã hàng hóa;
- Đơn vị tính;
- Giá bán;
- Số lượng đang có.
Tải File quản lý sản phẩm: Tại đây
File quản lý hoạt động nhập/ xuất hàng tồn
Số lượng hàng tồn kho luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể trong hoạt động bán hàng, kể cả những đơn vị kinh doanh online quy mô vừa. Vì thế bạn cần phải có file excel quản lý hoạt động nhập/ xuất hàng tồn kho giúp bạn theo dõi dễ dàng hơn. Những hạng mục cơ bản trong file excel này gồm:
- Ngày/ tháng/ năm phát sinh giao dịch;
- Chứng từ mỗi lần giao dịch xuất/ nhập hàng tồn;
- Mã hàng tồn, tên hàng tồn;
- Đơn vị tính mỗi sản phẩm;
- Số lượng mỗi sản phẩm;
- Ghi chú cho mỗi sản phẩm.
Tải File quản lý hoạt động nhập/ xuất hàng tồn: Tại đây
File quản lý thông tin khách hàng
Khách hàng chính là nguồn thu chính của bất kỳ hình thức kinh doanh nào. Vậy nên file quản lý khách hàng là không thể thiếu. File excel này giúp bạn lưu lại thông tin khách hàng của mình, đồng thời quản lý hoạt động của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mục tiêu. Từ đó lên ý tưởng cho chương trình tri ân khách hàng. Những hạng mục cơ bản trong file excel kiểm soát thông tin khách hàng gồm có:
- Tên khách hàng;
- Mã cá nhân cho mỗi khách hàng;
- Số điện thoại;
- Địa chỉ để ship hàng;
- Email để gửi thông tin chương trình ưu đãi.
Tải File quản lý thông tin khách hàng: Tại đây
File quản lý doanh thu
Chắc chắn không thể thiếu file excel quản lý bán hàng online này rồi. File excel sẽ thể hiện rõ chi tiết doanh thu, chi phí, hoạt động mua bán khả quan hay không. Vậy những thành phần cơ bản trong file quản lý doanh thu gồm những gì?
- Mã sản phẩm;
- Tên hàng hóa;
- Giá bán;
- Số lượng hiện có.
Tải File quản lý doanh thu: Tại đây
Quản lý bán hàng online bằng file excel có đủ không?
Để sử dụng công cụ này hiệu quả bạn cần phải biết được cách sử dụng các loại hàm trong excel. Biết thôi vẫn chưa đủ, bạn phải sử dụng chuyên nghiệp thì mới phát hiện được sai sót khi quản lý bằng hình thức này. Vậy nếu như những mẹ bỉm sữa kinh doanh quần áo online thì rất khó để họ dành thời gian học cách sử dụng file excel quản lý bán hàng online.
Còn nếu mô hình kinh doanh của bạn có quy mô lớn, hoạt động xuất/nhập thường xuyên thì công cụ excel không phải là lựa chọn phù hợp nhất vì khi quản lý quá nhiều chúng sẽ trở nên chậm do quá tải.
Ngoài ra, tính bảo mật của excel khá kém. Bạn sẽ đối mặt với nguy cơ thông tin kinh doanh của mình bị đánh cắp bất cứ lúc nào, thậm chí nếu dữ liệu bị sửa đổi cũng khó nhận ra. Nguy hiểm hơn là vấn đề virus thâm nhập sẽ rất khó để khôi phục lại dữ liệu ban đầu.
Khi nào nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thay cho excel?
Đủ nhân lực và tài chính
Khi bạn có quá nhiều đơn thì việc thuê thêm nhân sự là lựa chọn phải làm. Nhưng file excel lại không hỗ trợ phân quyền cho nhân viên, điều đó có nghĩa là bất cứ ai cũng có thể chỉnh sửa dữ liệu hoặc thậm chí xóa file. Như vậy nếu quản lý bằng phần mềm bạn sẽ cấp quyền nhân sự cho nhân viên để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. Ngoài ra, phần mềm quản lý buộc bạn phải thanh toán phí cho nhà cung cấp vì thế khi đã đủ năng lực tài chính thì hãy cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm quản lý.
Có quá nhiều đơn hàng
Mỗi ngày bạn bán được 10 đơn, 20 đơn thì việc nhập liệu thủ công vào file excel không phải là vấn đề. Nhưng nếu là 30 đến 50 đơn hoặc hơn thế nữa thì không thể tránh khỏi đau đầu khi nhập liệu từng đơn. Không những thế, excel chỉ cho phép 1 người làm việc trên 1 tệp tin nên việc san sẻ công việc cho nhau là không thể.
Mở rộng quy mô kinh doanh
Phần mềm quản lý sẽ giúp bạn quản lý nhiều cơ sở cùng lúc, tất nhiên là mang đến hiệu quả cao hơn khi sử dụng file excel. Thậm chí các chi nhánh ở quá xa nhau thì khoảng cách địa lý cũng không thể cản trở được hoạt động của phần mềm quản lý.
Tóm lại, file excel quản lý bán hàng online là sự lựa chọn phù hợp nhất dành cho những ai đang kinh doanh với quy mô nhỏ bởi sự đơn giản, tiết kiệm mà nó mang lại. Hy vọng qua bài viết bạn sẽ biết cách tận dụng tối đa hiệu quả mà excel mang lại.
