Bài viết này sẽ giúp bạn phân tích được phạm vi dự án là gì. Đồng thời, biết cách phân biệt rõ ràng phạm vi dự án giúp bạn quản lý hiệu quả lòng tin của các bên liên quan. Ngoài ra, đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu của dự án đều được thực hiện bằng các yếu tố phù hợp, nâng cao khả năng thành công.
Phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án là gì? Khái niệm này được hiểu là một phần của kế hoạch dự án. Thực hiện việc xác định và soạn thảo danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, các công việc, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn.
Tài liệu phạm vi của dự án, được gọi là tuyên bố phạm vi hoặc các điều khoản tham chiếu. Phân tích các ranh giới của dự án, giao phó trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm. Và các quy trình kiểm tra cũng như phê duyệt công việc đã hoàn thành.
Các dự án lớn thường có khả năng thay đổi khi phát triển. Nếu một dự án đã được dự đoán phạm vi hiệu quả ngay từ đầu. Thì việc giám sát những thay đổi này sẽ dễ dàng hơn.
Khi lập hồ sơ về phạm vi của dự án, các bên phải xác định càng cụ thể càng tốt để tránh vượt phạm vi dự án. Gây mất thời gian hoặc công sức vì lập kế hoạch kém hoặc thông tin sai.
Tầm quan trọng khi xác định phạm vi dự án là gì?
Dưới đây là những thuận lợi mà xác định phạm vi dự án cung cấp cho bất kỳ tổ chức nào thực hiện một dự án mới, nó:
- Thể hiện rõ những gì dự án mong muốn để tất cả các bên liên quan có thể hiểu những gì liên quan.
- Đảm bảo một lộ trình mà người quản lý có thể áp dụng để phân công nhiệm vụ, sắp xếp công việc và ngân sách hợp lý.
- Giúp tập hợp các thành viên trong nhóm vào các mục tiêu chung.
- Hạn chế các dự án, đặc biệt là những dự án phức tạp, mở rộng ra ngoài phạm vi đã xác định.
Các nhà quản lý dự án thường hiểu được việc xác định phạm vi dự án. Đáp ứng việc các dự án được tập trung và tiến trình theo mong đợi.
Thiết lập phạm vi dự án là gì giúp hỗ trợ mục tiêu dự án được thực hiện đúng như kỳ vọng.
Các bước xác định phạm vi dự án là gì
Hiểu được phạm vi dự án là gì. Chắc chắn bạn sẽ cần nắm rõ xác định phạm vi dự án một cách hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện.
Xác định nhu cầu của dự án
Khi bạn có thể xác định chính xác nhu cầu của một dự án. Doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội đặt ra tiêu chuẩn hợp lý ngay từ đầu.
Hiểu được nhu cầu và tại sao lại cần của một dự án. Đảm bảo cho bạn thiết lập các mục tiêu cụ thể. Nó cũng là nền móng cho những bước phải tuân theo và cách chúng được thực hiện.
Xác nhận các mục tiêu của dự án là gì
Nền tảng của phạm vi dự án chờ đợi các mục tiêu của bạn phải bao quát được và có thể đạt được. Nó cũng phải khả thi và được hoàn thành trong một thời gian nhất định.
Điều này liên quan đến việc nêu chính xác mục đích của phạm vi dự án là gì. Đó là, những gì, tại sao và làm thế nào những điều này sẽ được thực hiện. Sự rõ ràng sẽ làm giảm nguy cơ sai lệch và thất bại.
Có thể đo lường – Các mục tiêu của bạn có thể cân đo đong đếm hay không?
Có thể đạt được – Các mục tiêu của dự án có thể đạt được, với các nguồn lực sẵn có?
Thực tế – Các mục tiêu có khả thi không, đặc biệt nếu bạn gặp phải khó khăn? Liệu những phạm vi này có làm giảm chất lượng tổng thể của kết quả dự án. Dẫn đến tình trạng vượt quá ngân sách và không đạt được thời hạn cho trước?
Khung thời gian – Các mục tiêu dự án của bạn có thể được hoàn thành trong khung thời gian đã dự kiến không?
Mô tả phạm vi dự án
Bạn là một nhà quản lý, cần phải chi tiết về các tính năng và chức năng cần thiết cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Ví dụ, bạn đang xây dựng một nông trại. Bạn cần một danh sách cung cấp cách bạn sẽ xây dựng nông trại của mình, loại giống cần thiết… Nói cách khác, những yếu tố bắt buộc nào sẽ làm tăng khả năng đạt được thành công cho dự án của bạn.
Kỳ vọng và tán thành
Các dự án thành công là những dự án có tính đến sự tin tưởng của người dùng cuối.
Liệu chúng có đáp ứng sự hài lòng của người dùng cuối. Và chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình hay không? Người tiêu dùng có thể là khách hàng của bạn hoặc nhân viên của bạn.
Đối với khách hàng, điều này bao gồm giá cả, giá trị và chất lượng của sản phẩm / dịch vụ cũng như tính sẵn có, chính sách giao hàng và trả lại.
Đối với nhân viên, điều này bao gồm hiệu lực và hiệu quả của các quy trình hoạt động mới. Cuối cùng, phạm vi dự án là gì chính là phạm vi cần được điều chỉnh để mang lại hiệu quả tốt hơn cho bất kỳ người tiêu dùng nào.
Xác định các ràng buộc
Luôn có những khó khăn để đạt được những gì bạn đã đặt ra. Khi hoạch định được những thử thách có thể xảy ra trong quá trình thực hiện. Có thể giúp bạn hạn chế các vấn đề có thể trì hoãn. Giảm thiểu khả năng đạt được kết quả của dự án.
Những nguyên nhân này có thể do điều kiện tác động. Cho dù những điều này dựa trên các tưởng tượng hay sự không chắc chắn.Việc giả đinh tác động của chúng trong suốt quá trình của dự án sẽ làm hạn chế thêm rủi ro thất bại.
Trên đây, là những thông tin xoay quanh câu hỏi “phạm vi dự án là gì”. Với những thông tin vừa rồi, hy vọng các bạn đã tìm kiếm được thông tin mà mình đang cần. Đồng thời, biết cách xác định phạm vi dự án chuẩn xác để thành công trong mọi dự án.
